Par manque de temps, souci (louable) de conserver une trace écrite ou encore volonté d’être parfaitement compris, l’employeur peut préférer adresser un mail de « recadrage » à un collaborateur posant difficulté plutôt que d’organiser avec lui un entretien de mise au point.

La pratique est des plus courantes… mais ses conséquences ne sont pas toujours bien connues !

Qui formule un reproche formule un avertissement

Selon la jurisprudence, toute mesure prise par l’employeur à l’encontre d’un salarié à la suite d’agissements considérés comme fautifs et dépassant la simple observation verbale constitue un avertissement.

Il en va ainsi d’une lettre énonçant un reproche, d’un courrier rédigé sur un ton comminatoire, d’un écrit contenant une mise en garde, une menace de sanction ou une demande d’explications gardée dans le dossier du salarié.

A cet égard, il importe peu que l’écrit comporte ou non le terme d’« avertissement » ; de même, il est indifférent que cet écrit soit adressé par simple courriel.

L’avertissement est une sanction disciplinaire

Situé en bas de l’échelle des sanctions, l’avertissement n’en reste pas moins soumis au régime applicable à toute sanction disciplinaire.

En particulier, dans les entreprises employant habituellement au moins 20 salariés (et donc soumises à l’obligation d’élaborer un règlement intérieur), un avertissement ne peut être valablement notifié par l’employeur qu’à la condition que cette sanction soit prévue par le règlement intérieur.

Par ailleurs, un comportement fautif ne peut faire l’objet d’un avertissement au-delà d’un délai de 2 mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance (sauf à ce que les faits concernés aient donné lieu dans le même délai à l’exercice de poursuites pénales).

En revanche, sauf dispositions spécifiques (prévues par la convention collective, un accord d’entreprise ou le règlement intérieur), la notification d’un avertissement n’est pas conditionnée à l’organisation d’un entretien préalable.

Toute sanction disciplinaire purge le pouvoir disciplinaire de l’employeur

L’employeur qui notifie à un salarié une sanction disciplinaire, fut-ce un simple avertissement, épuise son pouvoir disciplinaire au regard de la faute reprochée.

En l’absence de faits nouveaux intervenus postérieurement, l’employeur ne peut donc plus invoquer la même faute pour justifier une nouvelle sanction disciplinaire (par exemple, un licenciement) : est ainsi sans cause réelle ni sérieuse le licenciement d’un salarié justifié, non par un fait nouveau, mais par les mêmes faits que ceux ayant précédemment donné lieu à des reproches écrits.

Non seulement cela mais l’employeur qui, bien qu’informé d’un ensemble des faits, choisit de notifier à un salarié un avertissement pour certains de ces faits seulement, épuise même son pouvoir disciplinaire à l’égard de la totalité des faits dont il avait connaissance à cette date…

Conclusion : ne sanctionner ni trop, ni trop peu !

Ne pas adresser de reproche écrit à un salarié fautif, ce dans l’attente de nouveaux faits susceptibles de justifier une sanction plus lourde, n’est pas une solution : au bout de 2 mois, la faute initiale sera prescrite et, en l’absence d’avertissement, aucun antécédent disciplinaire ne pourra être évoqué à l’occasion de la sanction de nouveaux faits.

Par ailleurs, adresser à un salarié un premier mail de reproche ne visant que certains des faits fautifs connus de l’employeur, ce afin de préparer le terrain de la sanction, plus lourde, du reste de ces faits, n’est pas non-plus une solution : le salarié pourrait dans ce cas se prévaloir de l’avertissement initial… pour conclure à la nullité de la seconde sanction !

L’employeur doit donc user de son pouvoir disciplinaire en veillant, d’une part, à proportionner sa réponse à la gravité des faits portés à sa connaissance, d’autre part, à ne pas reporter le prononcé de la sanction choisie et, enfin, à viser dans la notification écrite de la sanction l’ensemble des faits susceptibles d’être reprochés, à date, au salarié concerné.

Non sans s’être assuré au préalable que le règlement intérieur de l’entreprise est, en matière disciplinaire, suffisamment complet et précis…