Toutes les entreprises tenant une comptabilité établie grâce à un système informatique auront l’obligation de remettre à l’administration fiscale leurs documents comptables sur support dématérialisé dans le cadre des vérifications de comptabilité engagées à compter du 1er janvier 2014. 

Déjà fréquent dans le cadre des contrôles des grandes entreprises, le contrôle informatisé s’étend aux PME, la troisième Loi de Finances Rectificative pour 2012 ayant rendu obligatoire, pour tous les contrôles fiscaux engagés à partir du 1er janvier 2014, la remise d’une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée et cela dès le début des opérations de contrôle. 

Ces fichiers regroupent l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables passées au cours d’un exercice.

Cette obligation concernera toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d’un logiciel comptable, quels que soient leur activité ou leur régime d’imposition, à l’exception des entreprises agricoles relevant du régime forfaitaire.

En pratique, cette obligation s’appliquera aux contrôles dont l’avis de vérification est adressé après le 1er janvier 2014 et concernera donc les exercices non prescrits clos en 2011, 2012 et 2013 (ou plus en cas de report déficitaire imputé sur l’un de ces exercices).

Un arrêté du 29 juillet 2013 est venu préciser les documents concernés ainsi que les normes informatiques spécifiques auxquelles doivent répondre les fichiers transmis, pour en assurer la lecture par l’administration. Toutefois, le respect de ces normes techniques sera obligatoire dès les exercices clos au 1er janvier 2013. 

A partir du fichier transmis par le contribuable, le vérificateur pourra effectuer des opérations simples d’analyse telles que des tris, des classements et tous calculs afin d’examiner la cohérence des écritures comptables et également de s’assurer de la concordance entre le fichier remis et les déclarations fiscales souscrites. 

Toutefois, l’administration ne pourra procéder à aucun croisement entre ce fichier et les autres sources, tels que les fichiers de pièces justificatives et notamment les outils de facturation.

Par ailleurs, le vérificateur ne pourra prononcer de rehaussement établi uniquement sur sa seule consultation des fichiers transmis. En effet, le contribuable ne sera pas privé de ses garanties. Un débat oral et contradictoire reste obligatoire entre le contribuable et le vérificateur, ne serait-ce que pour présenter les pièces justificatives des écritures comptables concernées ou pour discuter des points litigieux.

Les contribuables devront être à même de respecter ces nouvelles obligations sous peine de lourdes amendes. 

En cas de défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée, il est prévu une amende d’un montant de 1 500 € ou 5‰ du chiffre d’affaires déclaré ou rehaussé, par exercice ou année soumis à contrôle, si ce dernier montant est supérieur.

Le contribuable encourt également la taxation d’office pour opposition au contrôle fiscal lorsqu’il s’oppose à la transmission des documents comptables dématérialisés et risque de se voir appliquer une majoration de 100% des droits rappelés.

A l’issue des opérations de contrôle et en tout état de cause avant la mise en recouvrement, le vérificateur devra restituer au contribuable les copies des fichiers transmis et ne pourra conserver aucun double.

Avant le 1er janvier 2014, il est donc fortement recommandé aux entreprises de s’assurer que leur logiciel comptable soit en conformité avec les normes requises et permette d’extraire les données exercice par exercice qui seront réclamées dès le début du contrôle fiscal.